Au cours de la vie d’une entreprise, son patrimoine applicatif se construit progressivement pour répondre à ses différents besoins. A terme, beaucoup partagent le même constat : elles doivent gérer beaucoup plus d’applications que le bon fonctionnement de l’activité ne l’exige.
L’accumulation d’archives inactives dans les applications pose trois problèmes : une mauvaise gestion de l'information, un coût excessif et une perte de souplesse.
Il devient alors crucial qu’une solution unifiée de gestion des archives permette d’indexer et d’intégrer des archives de formats disparates créées par des systèmes hétérogènes. Ces documents deviennent alors consultables depuis un point d’accès et de recherche unique, constituant ainsi le véritable « guichet unique » de l'entreprise.
