Archivage électronique et marque NF 461

Depuis la fin de l’année 2012, les systèmes d’archivage électroniques basés sur la norme ISO 14641-1 ou NF Z42-013 peuvent être certifiés par AFNOR Certification et obtenir la marque NF 461.

Ce guide pratique s’adresse à tous les responsables de projets Archives au sein des entreprises, qu’ils soient issus des métiers de l’archivistique (archivistes, records managers,...), du monde de l’informatique (DSI, assistance à maîtrise d’ouvrage...), de celui de la qualité ou de l’audit interne.

Il n’a pas vocation à être un guide méthodologique sur la conduite d’un projet d’archivage mais un outil pratique pour aider les décideurs et responsables de projets à comprendre le processus de certification et à choisir un progiciel de gestion des archives en vue d’une certification NF 461.

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A la jonction entre le numérique et la conservation apparaît alors le « SAE », système d’archivage électronique. Depuis près de 20 ans, nous sommes un certain nombre à être persuadés des enjeux associés à l’archivage électronique.

Cette motivation nous a poussés à construire un véritable cadre normatif, dans le respect des textes de loi et de leurs évolutions. D’abord une norme française dès 1999, révisée en 2001 puis en 2009, ensuite le « portage » de cette norme à l’international (ISO) en 2012, et enfin, une certification, la marque NF461 début 2013.

Ce Livre Blanc arrive à point nommé pour vous permettre de découvrir les tenants et les aboutissants de cette certification, et les services que peut apporter un progiciel dans une telle démarche.

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Au sommaire

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Les enjeux du Système d’Archivage Electronique (SAE)

Désormais placées dans une économie dite « numérique », les entreprises et les organisations doivent faire face à des volumes gigantesques d’informations, émises ou reçues à travers un nombre croissant de vecteurs : courrier postal, courrier électronique, flux électroniques, messages vocaux, SMS, MMS, tweets, etc...

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Aspect normatif et le processus certification NF 461

Dès les années 80, dans toute l’Europe, les systèmes informatiques ont élargi leur domaine d’application en passant du traitement de données au traitement de documents. C’est à cette époque que se sont développés les matériels de numérisation, ainsi que les supports de stockage
adaptés aux volumes d’octets importants...

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Logiciels SAE en vue de la certification

Nous aborderons dans cette partie les éléments clés du système d’archivage électronique à prendre en compte lors de l’audit de votre SAE. Nous présenterons les fonctionnalités indispensables que votre progiciel SAE doit proposer afin d’envisager la certification NF 461...